… ist es sinnlos, miteinander Pläne zu machen.

Von Jan Rauwerdink

Dieses Konfuzius-Zitat beschreibt den Zustand in so manchem Projekt:

Da diskutieren Marketing und Entwicklung, kurz vor Serienstart, immer noch über den Funktionsumfang und die Herstellkosten des Produkts. Controlling und Projektleitung streiten sich über das Budget. Dem Geschäftsführer geht alles viel zu langsam, er drängt seine Mannschaft das Produkt endlich fertig zu stellen.

Solche Projekte haben es nicht geschafft, gemeinsame Ziele zu entwickeln. So entstehen Reibungsverluste die zu massiven Termin- und Budgetüberschreitungen führen. Projekte benötigen Ziele, welche die Bedürfnisse aller Stakeholder berücksichtigen und vom Auftraggeber mit dem Projektteam vereinbart wurden. Sie sorgen für eine einheitliche Ausrichtung der Aktivitäten im Projekt und sind die Leitplanken zum Projekterfolg.

Damit aus Zielen Leitplanken werden, müssen sie folgende Anforderungen erfüllen:

  1. Projektziele sollten möglichst vollständig sein.
  2. Projektziele sollten möglichst lösungsneutral sein.
  3. Projektziele müssen eindeutig und messbar sein.
  4. Projektziele sollten in einer klaren Struktur zusammengefasst und priorisiert werden.
  5. Die Projektziele müssen allen Beteiligten bekannt sein und von ihnen akzeptiert werden.

Wie geht man konkret vor? Ausgangspunkt ist die Stakeholder-Analyse die ich im vorigen Artikel vorgestellt habe. Das Projektteam wandelt jedes einzelne Stakeholder-Bedürfnis in ein Projektziel um. Das Bedürfnis des Kunden nach einem robusten Produkt wird so zu einem Ziel, welches die mittlere Zeit zwischen zwei Ausfällen des Produkts auf 10.000 Betriebsstunden festlegt. Aus der Anforderung vom Stakeholder „Geschäftsführer“ nach einem wirtschaftliche Erfolg werden z. B. die Ziele „Projektkosten max. 3,5 Mio. €“ und „Herstellkosten max. 900€“ abgeleitet. Da sich die Bedürfnisse der verschiedene Stakeholdergruppen oft überlappen oder gar deckungsgleich sein können, werden anschließend Doubletten ausgefiltert. Diese konsequente Vorgehensweise stellt sicher, dass die Ziele des Projekts alle Stakeholder-Bedürfnisse berücksichtigt und nichts Wesentliches vergessen wird. Vergessene Bedürfnisse können zu sehr aufwendigen Änderungen im Projekt führen. Die erste Anforderung an Projektziele, die Vollständigkeit, haben wir damit erfüllt.

Die zweite Forderung nach lösungsneutraler Formulierung von Zielen hat den Hintergrund, dass sich das Projekt nicht von vornherein auf bestimmte Lösungen festlegen sollte. Ergeben sich im Laufe des Projekts bessere Alternativen, können diese problemlos berücksichtigt werden.

Projektziele sollen so formuliert werden, dass man ihre Erfüllung möglichst objektiv messen kann. Aus einem nicht überprüfbaren Ziel „Kosten senken“ wird durch die Benennung einer Zielkategorie (Herstellkosten), der Messgröße (€) und der Definition des angestrebten Ausmaßes (max. 900 €) ein eindeutiges, überprüfbares Ziel: „Herstellkosten max. 900 €“. Solcherart definierte Ziele versetzen die Projektmannschaft in der Lage fortwährend zu überprüfen, ob das Projekt noch auf Kurs ist und gegebenenfalls Korrekturen einzuleiten. So werden Ziele zu Leitplanken.

Um den Überblick zu behalten, ist es sinnvoll die Projektziele in einer übersichtlichen Struktur zusammenzufassen. Die Hauptkategorien bilden die Vorgehensziele (Ziele für den Projektablauf) und die Objektziele (Ziele für das Produkt, der Anlage oder der zu erstellende Dienstleistung). Die Objektziele unterscheidet man nach wirtschaftlichen Zielen, funktionalen Zielen und je nach Projekt sozialen Zielen. Anschließend werden die Ziele in solche die das Projekt, wenn es erfolgreich sein will, erreichen muss (Mussziele) und solche die das Projekt möglichst erreichen sollte (Kannziele) aufgeteilt. Um die Weichen im Projekt möglichst vorn herein richtigzustellen, wird die Bedeutung der Kann-Ziele gewichtet. Das kann durch schlichte Vergabe von Prioritäten oder differenzierter mit Methoden wie dem paarweisen Vergleich geschehen.

Werden diese Schritte nicht im stillen Kämmerlein zwischen Projektleiter und Auftraggeber des Projekts ausgehandelt, sondern in einem gemeinsamen Workshop erarbeitet und vereinbart, erfüllt man automatisch die letze Anforderung: Die Ziele sind akzeptiert und allen bekannt. So erarbeitete Ziele haben eine hohe Qualität und richten alle Aktivitäten auf die gemeinsamen Ziele aus. Reibungsverluste werden so deutlich weniger, und die Effektivität im Projekt steigt.

 

Highlights

Das 48-seitige Buch "Gute Gründe Projekt-ingenieur VDI zu werden" ist fertig!



Sie erfahren welchen Nutzen der Lehrgang "Projektingenieur VDI" seinen Absolventen bietet und lernen die Inhalte detailliert kennen.
Sie können das Buch als Pdf-File hier herunterladen! Wenn Sie uns eine Mail senden, lassen wir Ihnen auch gerne ein gedrucktes Exemplar zukommen.

Video "Projekt-strukturierung" 

Klare Strukturen sind die Voraussetzung für den Erfolg! In diesem Video lernen Sie die 4 wichtig-sten Elemente für die erfolgreiche Struktur-ierung von Projekten kennen.
zum Video...

Wertanalyse Video
Lernen Sie die wichtig-sten Elemente der Wertanalyse kennen!
zur Wertanalyse...


Projektleiter Coaching
Wie Ihre Projektleiter zur Höchstform auflaufen ...
zum Coaching Programm ...