von Jan Rauwerdink.

„… ist nur die Hälfte der Arbeit getan“, so der Stoßseufzer von Thomas, Leiter eines Maschinenbau-Projekts.

Thomas bespricht jeden Freitag mit seinen Mitarbeitern, wie das Projekt in der vergangenen Woche vorangekommen ist. Die für die Besprechung geplante Dauer von 90 Minuten wird meist erheblich überzogen und die Mitarbeiter verlassen die Besprechung regelmäßig mit dem Gefühl, trotz großer Anstrengungen, Thomas Erwartungen nicht gerecht zu werden.

„Ist das Pflichtenheft fertig? „fragt Thomas in die Runde. „Ja“, erhält er als Antwort, “wir haben es gestern dem Marketing zur Durchsicht gegeben“. Thomas weiß, dass das Marketing mit Sicherheit noch einige Fragen haben wird und das Dokument deswegen nochmal überarbeitet werden muss. Da der zuständige Mitarbeiter zurzeit in den USA eine Messe betreut, wird es sicher noch zwei Wochen dauern, bis er das Arbeitspaket fertig melden kann. “Wie könnt ihr sagen, es sei fertig?“ fragt er. „Na ja, das was wir uns für diese Woche vorgenommen hatten, ist jedenfalls fertig“ ist die trotzige Reaktion.

Thomas und sein Team sind kein Einzelfall. Statusbesprechungen sind vielfach nervtötend und tragen kaum zum Fortschritt des Projekts bei. Mitarbeiter fühlen sich kleinlich behandelt, und nutzen jeden Vorwand nicht an diese Besprechungen teilnehmen zu müssen.

Wie können Sie Statusbesprechungen effektiver gestalten und verhindern, dass sie zu frustrierenden Veranstaltungen werden? Nach meiner Erfahrung gibt es vier ausschlaggebende Faktoren:

1. Vereinbaren Sie klare Kriterien um die Fertigstellung von Arbeitspaketen und Teilaufgaben objektiv überprüfen zu können.

Ein Beispiel: Die Konstruktion bearbeitet ein Arbeitspaket „Einzelteil-Zeichnungen erstellen“. Thomas hat mit den Konstrukteuren vereinbart, dass das Kriterium für die Fertigstellung diese Arbeitspakets „Einzelteil-Zeichnungen sind fertig“ ist.

Das Kriterium „fertig“ ist sehr schwammig. Thomas versteht darunter etwas anderes als die beteiligten Konstrukteure. Für die Konstrukteure ist das Arbeitspaket nach Übergabe an die Arbeitsvorbereitung (AV) fertig, für Thomas erst nach Freigabe der Serienproduktion durch die AV.

Eine bessere Vereinbarung wäre daher gewesen: „Die Konstruktion hat der AV alle Einzelteilzeichnungen übergeben, diese wurden von der AV akzeptiert und für die Serienproduktion freigegeben. „

Damit ist ein klares Kriterium definiert das objektiv überprüft werden kann. Viele Diskussionen und entsprechende Rechtfertigungen werden damit überflüssig.

2. Achten Sie darauf, dass die Aufgaben so unterteilt werden, dass sie zum Turnus ihrer Besprechungen passen. Wenn Arbeitspakete Laufzeiten von sechs Wochen haben, und Sie alle zwei Wochen eine Statusbesprechung durchführen, werden meist subjektive Schätzungen des Fortschritts (zu 45 % fertig) eingetragen. Wenn Sie solche Arbeitspakete in mindestens drei Teilaufgaben aufteilen, wird Ihre Prognose um einiges besser.

3. Vermeiden Sie Mikromanagement. Verteilen Sie die Aufgaben an Ihre Mitarbeiter, entsprechend ihrer Fähigkeiten und Kenntnisse. Überlassen Sie Ihren Mitarbeitern die Ausführung und statten Sie sie mit den nötigen Vollmachten aus.

4. Machen Sie aus Ihrer Statusbesprechung eine wöchentliche „Lessons learned“ Sitzung. Es wäre schade, sich das für das Projektende aufzuheben. Wenn es Abweichungen gibt, besprechen Sie mit Ihrem Team welche Verbesserungen in den Prozessen vorgenommen werden sollten, wo die Kommunikation verbessert werden kann oder welche neue Spielregeln das Team braucht.

Schaffen Sie eine gemeinsame Perspektive für mehr Erfolg im Projekt.

 

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