von Jan Rauwerdink

Dieses Erfolgsrezept gilt nicht nur im Fußball. Auch in Entwicklungsprojekten ist es entscheidend, Risiken möglichst zu vermeiden und Chancen konsequent zu nutzen.

Kennen Sie solche Situationen? Ein hervorragendes Produkt, begeisterte Kunden und eine Produktion, die es nicht schafft, die Kunden ausreichend zu beliefern. Erstklassige Supply-Chain-Prozesse, ein absolut zuverlässiges Produkt, dessen funktionale Eigenschaften leider bei den Kunden keinen großen Eindruck hinterlassen.

Situationen die, ohne ein systematisches Management von Risiken und Chancen und der Entwicklung entsprechender Strategien, leicht entstehen können. Mit einer sogenannten SWOT-Analyse (engl. Akronym für Strengths (Stärken), Weaknesses (Schwächen), Opportunities (Chancen) und Threats (Gefahren) können am Anfang eines Projekts konkrete Maßnahmenpläne für das Management von Chancen und Risiken ausgearbeitet werden.

Die SWOT-Analyse untersucht, wie gut das Projekt in Hinsicht auf die Zielerreichung, aufgestellt ist. Eine klare und mit allen Beteiligten abgestimmte Beschreibung der Ziele, die das Projekt erreichen soll, ist deshalb unbedingt notwendig.

In einem moderierten Workshop untersucht das Projektteam zunächst interne Schlüsselfaktoren wie:

  • Die Projektorganisation, Projektführungs- und Kommunikationsstil
  • Die Projektplanungs- und Steuerungsverfahren
  • Das vorhandene technische und vertriebliche Know-how und die verfügbare Manpower.
  • Die Produktfunktionalität und –qualität
  • Die Produktions- und Beschaffungsprozesse

Diese Themen werden auf Stärken und Schwächen abgeklopft. Alle gefundenen Punkte werden, bezüglich ihrer Bedeutung, auf einer Skala von 1 bis 5 bzw. -1 bis -5 wenn es sich um Schwächen handelt, eingestuft. Es wird eine Liste mit allen Schwächen und eine Liste mit allen Stärken angelegt. Die Listen werden entsprechend der Bedeutung der Themen sortiert.

Beispiele von Stärken und Schwächen aus Entwicklungsprojekten könnten sein:

- Ungenügende Kooperation zwischen Marketing und Entwicklung.

- Zu hohe Produktkosten

- Nicht vorhandene Marktpräsenz in China

+ Patente auf neue Schlüsseltechnologien

+ Flexibler Supply-Chain

+ Hohe Qualität der Produkte

Anschließend wird untersucht, welche Chancen und Risiken sich aus dem Projektumfeld, d.h. ohne jegliches Zutun der Projektmannschaft, ergeben.

Typische Elemente aus dem Umfeld von Projekten sind

  • Wirtschaftslage
  • Marktstruktur und Marktentwicklung
  • Kundenanforderungen
  • Zahl und Art der Wettbewerber
  • Neue Produkte der Wettbewerber
  • Richtlinien und Gesetze
  • Neue Produkttechnologien/-techniken
  • Neue Fertigungstechnologien/-techniken
  • Neue Werkstoffe
  • Verfügbarkeiten von Rohstoffen und Energie

Beispiele von Chancen und Risiken aus Entwicklungsprojekten könnten sein:

– Ein überlegenes Produkt der Wettbewerber
– Starker Preiskampf im Markt
– Stagnation im USA-Markt
+ Wachstum im chinesischen Markt

Wie zuvor werden zwei Listen erstellt. Eine mit möglichen Einflüssen, die den Projekterfolg infrage stellen können, und eine Zweite mit Themen, welche den Projekterfolg fördern können. Auch hier wird die Bedeutung aller Themen auf einer Skala von 1-5 eingestuft, die Listen werden anschließend entsprechend ihrer Bedeutung sortiert.

Die Qualität dieser Listen ist entscheidend für die Qualität der später daraus abgeleiteten Strategien. Sie wird umso besser, wenn möglichst viel Unternehmenskompetenz und Erfahrung in den Workshop eingebracht wird. Binden Sie auch erfahrene Mitarbeiter aus anderen Teams, Querdenker und sogar Provokateure in diesen Workshop ein. Die Arbeit muss mit Ernsthaftigkeit und hoher Konzentration durchgeführt werden. Der Workshop sollte deswegen als Klausur durchgeführt werden.

Anschließend geht die SWOT-Analyse in die zweite Phase. Die Projektmannschaft sucht nach möglichst konkreten Strategien und Maßnahmen für die folgenden vier Kernfragen:

1. Wie können wir die gefundenen Schwächen so verbessern, dass wir die ermittelten Risiken vermeiden?

Beispiel:

Strategie: Die Produktkosten (Schwäche) so zu reduzieren, dass wir den Preiskampf im Markt (Risiko) bestehen können.

Maßnahme: Durchführung einer Produktwertgestaltung

2. Wie können wir die gefundenen Schwächen so verbessern, dass wir die identifizierten Chancen nutzen können?

Beispiel:

Strategie: Marktpräsenz in China (Schwäche) so verbessern, dass wir das Wachstum im chinesischen Markt (Chance) nutzen können.

Maßnahme: Vertriebspräsenz durch Kooperation mit lokalen Partnern aufbauen.

3. Wie können wir unsere Stärken so einsetzen, dass wir unsere Risiken sicher vermeiden?

Beispiel:

Strategie: Unsere neue Schlüsseltechnologien (Stärke) im neuen Produkt einsetzen, sodass wir mit dem überlegenen Wettbewerbsprodukt (Risiko) mindestens gleichziehen.

Maßnahme: Neue Schlüsseltechnologien marktreif machen.

4. Wie können wir unsere Stärken so einsetzen, dass wir unsere Chancen optimal nutzen?

Beispiel:

Strategie: Unsere flexible Supply-Chain (Stärke) so adaptieren, dass wir das Wachstum im chinesischen Markt (Chance) jederzeit bedienen können.

Maßnahme: Supply-Chain überarbeiten.

Für diese Kernfragen werden zunächst die möglichen Strategien definiert. Anschließend werden für die favorisierten Ideen detaillierte Maßnahmenpläne erstellt und in die Projektpläne integriert.

Die SWOT-Analyse bildet die Grundlage für ein intensives Management von Chancen und Risiken, und damit für stabile Projekte die ihre Ziele erreichen – ohne ständiges Krisenmanagement.

 

Highlights

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